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De plus, la coexistence de deux systèmes en parallèle, d'une part celui de l'identification, d'autre part celui de l'état civil, chacun ayant des compétences mal définies, entretient un système incompréhensible pour les citoyens et facilite ainsi de véritables niches à corruption.

Ce qui est explicite dans le décret est que la charge financière pèsera sur ceux qui doivent obligatoirement renouveler leur carte au bout de 10 ans, ou avant en cas de perte, ou encore à l'occasion de tout changement d'un des éléments figurant sur la carte (adresse, statut matrimonial).

B. L'organisation de l'état civil

La responsabilité du système de l’état civil est partagée entre le ministère de la justice et de la sécurité publique et le ministère de la culture et de la communication.

I. Les compétences du ministère de la justice et de la sécurité publique (MJSP) en matière d’état civil

Organiquement, l'état civil dépend du MJSP : ce ministère recommande la nomination des officiers d'état civil (OEC) au président de la République, les rémunère et les contrôle via son service de l'inspection de l'état civil et le ministère public (le parquet, c'est-à-dire les commissaires du gouvernement des tribunaux de première instance).

Une fois nommé par décret du président de la République, l'OEC prête serment devant le doyen du tribunal de première instance (TPI) de la juridiction dont il dépend et installe généralement son bureau de l'état civil (BECI) à proximité d'un tribunal de paix. Il recrute ses secrétaires ou clercs.

Tous les trois mois, le service de l'inspection et de contrôle de l'état civil du MJSP est supposé contrôler les registres d'état civil et dresser un procès-verbal d'inspection. Un rapport annuel est, en principe, adressé au secrétaire d'État en charge de la justice. D'après la loi, ce service devrait également sensibiliser la population à l'utilité des registres de l'état civil, former les OEC, superviser les examens de recrutement des OEC et arrêter chaque année la liste des secrétaires ou clercs désignés par les OEC.

En fin d'année, tous les registres sont clos conjointement par l'OEC et par le commissaire du gouvernement du ressort. Chaque registre a un double ; du 1er au 10 février suivant, l'un des exemplaires est remis au commissaire du gouvernement du TPI du ressort de l'OEC et le doyen du TPI est supposé en parapher chaque page. Le parquet a 30 jours pour les contrôler et en faire rectifier les erreurs avant de les transmettre au MJSP, qui les remettra aux archives nationales d'Haïti (ANH).

Lors de la cessation des fonctions de l'OEC (mutation, révocation, démission, retraite, décès), l'inventaire des registres est dressé par le juge de paix, sur réquisition du parquet. Les registres non épuisés sont clos par le juge de paix et remis au successeur de l'OEC. Les registres épuisés sont remis au greffe du TPI.

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