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SISTEMAS BTB SOFT - page 32 / 34

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7. PROCESOS AUXILIARES

7.1. Información General

Estos procesos deben ser utilizados para corregir en los archivos del Módulo de Contabilidad los posibles daños debidos a cortes en la energía eléctrica o a alguna falla de su equipo.

Es importante señalar que esas fallas son -en algunas ocasiones- difíciles de advertir. Por eso ES RECOMENDABLE QUE LOS PROCESOS AUXILIARES SE REALICEN COMO PASO PREVIO A EJECUTAR UN CIERRE DE EJERCICIO, aunque no se hayan detectado errores hasta ese momento.

Otro aspecto que debe respetarse en estos casos, es el orden en que se deben ejecutar los procesos:

1.

Controlar el balanceo de asientos;

2.

Verificar que los saldos contables están bien calculados, lo mismo que los saldos de las subcuentas, si se utiliza ese módulo.

Si no sigue este orden, no se puede garantizar que los posibles errores han sido detectados y corregidos.

Si bien estos procesos (renumeración de asientos y recálculo de saldos) forman parte de la operación normal del módulo de Contabilidad, recuerde que usualmente se ejecutan en forma PARCIAL, y no TOTAL como se sugiere aquí. Bajo SQL el procedimiento de recálculo de saldos no existe, porque el motor actualiza los saldos automáticamente.

7.2. Control de Balanceo de Asientos

Este proceso consiste en leer cada uno de los asientos de su archivo, verificando que los renglones del mismo balancean (es decir que la suma algebraica de sus importes es igual a cero).

Mientras se efectúe la operación de control, una pantalla le informará qué fecha y qué número de asiento se está verificando.

Al terminar el proceso, si se detectaron ASIENTOS NO BALANCEADOS, se emitirá un listado con el detalle de las fechas y números de dichos asientos.

Los asientos defectuosos deberán ser eliminados o modificados de manera que balanceen. Luego es conveniente repetir el proceso completo para verificar que no hay más errores.

Durante este mismo proceso, se controla la continuidad de los números de asiento en cada día. Si se encuentran 'baches' (originados en bajas de asientos), los asientos se renumeran.

7.3. Control de Saldos de Cuentas

sistemas btb                                                                                                                                       contabilidad                  

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